Le 7 février dernier, en réponse à la demande de plusieurs de ses membres, le cluster circlemade a organisé un atelier sur la digitalisation. Quatre intervenants ont pris la parole pour partager leur expérience avec les solutions ERP utilisées dans leur entreprise. Quatre entrepreneurs confrontés aux défis quotidiens d’une PME. Découvrez leurs témoignages!
1) Frédéric Gilson, inoïa
Frédéric Gilson, de chez inoïa (coopérative d’intégrateurs Odoo) a présenté la solution Odoo Enterprise.
Pouvant accueillir jusqu’à 50 utilisateurs, celle-ci répond aux besoins en termes d’ergonomie, de facilité d’utilisation et de coût. Il est également personnalisable, en open source, moyennant un certain accompagnement pour ceux qui ne sont pas familiers avec le codage.
Avant de mettre en place Odoo Enterprise, Frédéric recommande de s’assurer, via une démonstration, que 80 % des besoins de l’entreprise sont couverts. Il a souligné que cet ERP nécessite peu de maintenance tout en étant évolutif. De nombreuses fonctionnalités sont intégrées dans la version de base du logiciel, notamment la gestion des contacts, des stocks et de la comptabilité. Ensuite, il suggère de modéliser les flux internes de l’entreprise (gestion, achats, logistique, vente, etc.). Enfin, il insiste sur l’importance de cartographier les utilisateurs clés de l’entreprise afin de détecter d’éventuels besoins en développements spécifiques. Une fois cette analyse réalisée, le développement se déroule par itérations.
Frédéric souligne que les coûts importants sont souvent liés à des implémentations spécifiques, avec jusqu’à 80 % du budget consacré à 20 % de développements « sur mesure ».
Les clés du succès d’un tel projet sont :
- Un enchaînement de phases courtes (4 à 6 semaines)
- Le degré d’adaptabilité des utilisateurs et leur capacité à intégrer un nouvel outil
- La proactivité dans l’apprentissage
- L’inclusion de toutes les équipes, parfois nécessitant une redéfinition du fonctionnement de l’entreprise et un partage d’expérience approfondi.
2) Giuseppe Angotzi, Brussels Beer Project
Le deuxième intervenant était Giuseppe Angotzi, Operations Leader chez Brussels Beer Project (BBP). BBP a opté pour la solution Dynamics 365 Business Central, développée par Microsoft.
Après 10 ans d’existence, BBP produit annuellement 20 000hl de bière et emploie 55 personnes réparties sur 2 sites (Dansaert et Port Sud). BBP est certifié B-Corp.
Business Central est utilisé pour gérer les achats, les stocks, la logistique et les flux de production. Ce choix s’est fait pour plusieurs raisons : les performances du logiciel, son adaptabilité aux besoins de BBP, et la garantie de traçabilité des données comptables et fiscales. La fiabilité de Microsoft en tant que partenaire a été confirmée après consultation d’autres brasseries utilisant le même ERP. BBP a pu récupérer certaines parties du logiciel déjà développées pour des sociétés similaires.
BBP est accompagné par une société informatique spécialisée dans le secteur alimentaire et certifiée Microsoft Partner. L’entreprise utilise Business Central opérationnellement depuis septembre 2021, et le logiciel est constamment en développement et amélioration.
Durant la phase de développement, les principaux besoins identifiés ont été la comptabilité, les achats, les ventes, la gestion des articles, les flux de production, les emplacements de stockage, ainsi que les transferts entre les 2 sites et la création d’une interface avec les partenaires logistiques. Chaque utilisateur n’a accès qu’aux fonctionnalités qui le concernent, grâce au paramétrage de son profil.
Giuseppe a mis en avant les avantages de Dynamics 365 Business Central :
- La force et la sécurité du cloud Microsoft pour protéger les données
- Une communauté d’utilisateurs avec qui échanger
- Une excellente compatibilité avec les applications Microsoft, notamment Excel
- Une interface conviviale
- La possibilité de tester des fonctionnalités avec de vraies données dans un environnement de test
Quant aux points faibles :
- Le manque de flexibilité comparé à d’autres solutions plus anciennes comme SAP
- La dépendance vis-à-vis de l’expertise d’un consultant externe pour la synchronisation lors des mises à jour du système
3) Nastasia Anzad, Odd Paper
Nastasia a développé son propre outil de gestion des stocks, des devis et de la facturation en utilisant le logiciel Air Table pour son entreprise Odd Paper.
Air Table propose une série de modèles et d’outils que l’utilisateur peut combiner et adapter, ce qui en fait une application « no code » idéale pour les petites entreprises. L’interface est flexible, visuelle et intuitive, ne nécessitant aucune compétence en codage.
Odd Paper gère une grande variété de produits, notamment des papiers de différentes couleurs et tailles. L’encodage et la localisation des stocks sont facilités dans Air Table, tout comme l’intégration de paramètres de calcul pour optimiser les processus, comme la minimisation des pertes de papier lors des commandes ou l’ajustement des prix en fonction du profil du client. De plus, il est facile de connecter la base de données Air Table à d’autres applications telles que Excel ou Outlook.
Nastasia souligne cependant qu’il faut investir du temps pour construire ses bases de données, et que le système peut parfois présenter des lenteurs.
4) Anas Ksabi, Conscient
Anas Ksabi de CONSCIENT a partagé son expertise sur la solution Odoo Community. Fort de son expérience en tant que consultant en informatique, Anas a adopté une perspective plus globale dans sa présentation.
Anas ne perçoit pas de différence majeure entre Odoo Community et Odoo Enterprise, surtout depuis que le coût par utilisateur de la version Community a considérablement diminué.
Anas met l’accent sur la distinction entre la digitalisation, qui aide les entreprises à se concentrer sur leur cœur de métier, et la robotisation, qui remplace les humains dans les processus. Selon lui, un ERP a trois fonctions principales : automatiser, décentraliser et contrôler.
Il recommande vivement de commencer la digitalisation par la partie la plus éloignée du processus, comme la facturation, puis de remonter le processus « à contre-courant » jusqu’aux processus d’achat et de production, en passant par la vente. Anas considère que la facturation est la plus facile à implémenter car elle est très standardisée, contrairement à la vente qui peut être plus complexe en raison de la variété des produits dans les TPE/PME.
Pour réussir un tel projet, Anas souligne plusieurs clés :
- Comprendre qu’il y aura toujours des bugs lors de l’implémentation d’un ERP et persévérer malgré tout.
- Communiquer efficacement avec les utilisateurs, écouter leurs problèmes et expliquer en détail les raisons de la digitalisation.
- Prendre en compte la complexité humaine, car plus il y a d’utilisateurs, plus la mise en place de l’ERP sera complexe.
- Avancer dans le projet pas à pas, en commençant le plus tôt possible dans la vie de l’entreprise.
- Mettre en place des processus standardisés dès le début du projet pour faciliter l’adaptation ultérieure.
En conclusion, Anas affirme que la digitalisation d’une entreprise permet rapidement d’acquérir un avantage stratégique en termes de coût et d’efficacité par rapport à ses concurrents.
